山崎城二『1日5分ミニノート仕事術』:ミニノートではなく「相棒化シート」が素晴らしい
「仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み」と表紙に煽り文句があったので、試しに借りてみました。
1日5分ミニノート仕事術:仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み
- 作者: 山崎城二,「元気が出る本」出版部
- 出版社/メーカー: 現代書林
- 発売日: 2013/07/02
- メディア: 単行本(ソフトカバー)
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結論から言って、私の仕事の記録では、書ける容量の少な過ぎるミニノートは使えません。
しかし、付加話題として乗っていた次の2つが大変有用そうでした。
『ミニノート仕事術』の中で私にとって有用だった内容
- 出来る人とは、上司に評価される人である。
- 「相棒化シート」で業務の「目標」「役割」「順番」を共有することが出来る。
どうして、本題のミニノートが私には使えないのか
単純に、ミニノートに書き切るには、私のタスクが多過ぎるからです。
紹介されているミニノートの使い方の基本は、するべきタスク(ToDo)を全て書き出し、予想時間と締め切りと実行順を書く、何か追加があったらそれも必ず書く、というものです。
私は今、一日のタスクとスケジュールと予想・実行所要時間、実行順等を、A4サイズのオリジナルフォーマットに書いています。
ネットで探してきたタイムテーブル(ご自由にお使いください素材)もついている奴です。
それとは別に、当日以降が締め切りのタスクは、ノートや専用の進捗管理表で管理しています。
これらをミニノートに一元化したら、到底スマートに管理出来る量ではありません。
細々としたものが多過ぎます。
また、私は就業場所がほぼ固定されている内勤ですので、「持ち運び便利でいつでも書ける」ことを売りにするミニノートの利点が、利点として挙がって来ません。
最後に、ミニノートに記録した内容を基に、どうPDCAサイクル回すのか、或いはログをどう分析して業務改善をしていくのか、その説明も載っていますが、ツールによるディテールの違い以外では、特別に目新しい部分はありませんでした。
ミニノートの使用以外での素晴らしい点
ですが、既にアナログベースでタスク管理をしている読者の私にとって、出色の記事は、ミニノートを使用しない部分にありました。
それが、
- 出来る人とは、上司に評価される人である。
- 「相棒化シート」で業務の「目標」「役割」「順番」を共有することが出来る。
です。
「出来る人=上司に評価される人」とは
- 上司は、自身がプレイヤーであると同時に、部下の面倒も見なくてはいけない。故に忙しい。
- だから部下への説明に多くの時間を割けないが、そう出来ずとも、上司の指示通りの仕事を、上司の想定以上の出来でこなしてくれる部下は有り難い。
- そのためには、「目標」「役割」「順番」を上司と共有認識出来ていなければならない。
- (それらが共有認識出来、クリア出来ているならば、それは出来る人だし、上司に評価もされるでしょう。という感想。)
この共有認識をクリアするためにも色々な方法がありますよね。
この本で紹介されている中で最も素晴らしいと思ったのが、「相棒化シート」です。
「目標」「役割」「順番」を共有することが出来る「相棒化シート」とは?
ページの写真を載せてしまいたい気分に駆られて、今、我慢しています(笑)。
具体的な例は本で読んでもらうとして、内容を説明すると、
- 直属の上司の名前
- テーマ
- 成果が出るまでの期間
- 期間内でに、上司から求められていると思われる具体的な仕事を10個
- その中で優先順位を付けて5つ
を書くものです。
これを、上司と部下でやって互いに見せ合い、話し合って擦り合わせていくのです。
勿論、同僚とやったり、チームでやったりするのでもOK。
そうすると、互いに共通認識が生まれるという仕組み。
素晴らしいですね!
何が素晴らしいって、各々が書いたシートを叩き台にして話し合い、最終的に1枚のシートにまとめるという手順。
実は私、シート自体は似たものを作ったことがあるのです。
最初に入った会社でよくやらされていました。
ですが、それは今一つの結果に終わりました。
どうしてか? と今考えると、
目標を書いて終わりではなく、それを元にコミュニケーションを取ることが大切
大目標から具体的な仕事に落としこんで実行する。
それは良いことですよね。
ですが、私一人で考えた目標は、あくまで「個人の目標」に過ぎません。
それが上司・ひいては会社から見て、本当に目標であるのか、最適な実行タスクであるのかは分からないままです。
実際、最初の会社で書いた私の個人目標に間違いがあったのだとしても(私は出来る社員ではなかったので、きっと最適ではないアプローチを沢山書いていた筈です)、修正されることも無かったのです。
シートを書いた、というだけでは、この段階と同じです。
大切なのは、書いたシートを元に、他の人達と擦り合わせをして、チームで共通理解に達することなのです。
そうして、最短の解決ルートに全員で向かっていくことが、業績改善・個々人の能力UPのためにも必要ですよね。
個々人が個々人の判断で、てんでばらばらに努力している状態と、方向性を合わせて努力している状態とでは、雲泥の差があります。
また、上司や同僚や相棒の意を汲んで働ける人は、当然「評価される出来る人」でしょう。
まとめ
- 出来る人とは、上司に評価される人である。
- そのためには、「目標」「役割」「順番」を上司と共有認識出来ていなければならない。
- 共有認識を作るためのツールとして素晴らしいのが、相棒化シートである。
ということだったのです。
共有認識を得た後は、この本においては、ミニノートを使ってタスクを実行していく訳です。
私はミニノートこそ使いませんが、相棒化シートは使っていきたいです。
その他にも、仕事術や考え方の基本が押さえてある文面です。
特に、チームワークや作業能率化に悩む人にお勧めです。
1日5分ミニノート仕事術【電子書籍】[ 山崎城二 ] |
1日5分ミニノート仕事術:仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み
- 作者: 山崎城二,「元気が出る本」出版部
- 出版社/メーカー: 現代書林
- 発売日: 2013/07/02
- メディア: 単行本(ソフトカバー)
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