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白鳥の歌 ~ノロ・ニブ・ドジから巧速を目指す~

マイペース過ぎると評価された元知的ブルーワーカーが、 巧速を目指すトライ&エラーを綴るライフハック集+時々随筆。

山崎城二『1日5分ミニノート仕事術』:ミニノートではなく「相棒化シート」が素晴らしい

読書感想・内容まとめ ライフハック ぼんやりを脱し、出来る人の行動をするには

「仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み」と表紙に煽り文句があったので、試しに借りてみました。

1日5分ミニノート仕事術:仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み

1日5分ミニノート仕事術:仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み

 

 結論から言って、私の仕事の記録では、書ける容量の少な過ぎるミニノートは使えません。

しかし、付加話題として乗っていた次の2つが大変有用そうでした。

 『ミニノート仕事術』の中で私にとって有用だった内容

  1. 出来る人とは、上司に評価される人である。
  2. 「相棒化シート」で業務の「目標」「役割」「順番」を共有することが出来る。

どうして、本題のミニノートが私には使えないのか

単純に、ミニノートに書き切るには、私のタスクが多過ぎるからです。

紹介されているミニノートの使い方の基本は、するべきタスク(ToDo)を全て書き出し、予想時間と締め切りと実行順を書く、何か追加があったらそれも必ず書く、というものです。

私は今、一日のタスクとスケジュールと予想・実行所要時間、実行順等を、A4サイズのオリジナルフォーマットに書いています

ネットで探してきたタイムテーブル(ご自由にお使いください素材)もついている奴です。

それとは別に、当日以降が締め切りのタスクは、ノートや専用の進捗管理表で管理しています。

これらをミニノートに一元化したら、到底スマートに管理出来る量ではありません。

細々としたものが多過ぎます。

また、私は就業場所がほぼ固定されている内勤ですので、「持ち運び便利でいつでも書ける」ことを売りにするミニノートの利点が、利点として挙がって来ません

最後に、ミニノートに記録した内容を基に、どうPDCAサイクル回すのか、或いはログをどう分析して業務改善をしていくのか、その説明も載っていますが、ツールによるディテールの違い以外では、特別に目新しい部分はありませんでした

ミニノートの使用以外での素晴らしい点

ですが、既にアナログベースでタスク管理をしている読者の私にとって、出色の記事は、ミニノートを使用しない部分にありました。

それが、

  1. 出来る人とは、上司に評価される人である。
  2. 「相棒化シート」で業務の「目標」「役割」「順番」を共有することが出来る。

です。

「出来る人=上司に評価される人」とは

  • 上司は、自身がプレイヤーであると同時に、部下の面倒も見なくてはいけない。故に忙しい。
  • だから部下への説明に多くの時間を割けないが、そう出来ずとも、上司の指示通りの仕事を、上司の想定以上の出来でこなしてくれる部下は有り難い。
  • そのためには、「目標」「役割」「順番」を上司と共有認識出来ていなければならない
  • (それらが共有認識出来、クリア出来ているならば、それは出来る人だし、上司に評価もされるでしょう。という感想。)

この共有認識をクリアするためにも色々な方法がありますよね。

この本で紹介されている中で最も素晴らしいと思ったのが、「相棒化シート」です。

「目標」「役割」「順番」を共有することが出来る「相棒化シート」とは?

ページの写真を載せてしまいたい気分に駆られて、今、我慢しています(笑)。

具体的な例は本で読んでもらうとして、内容を説明すると、

  1. 直属の上司の名前
  2. テーマ
  3. 成果が出るまでの期間
  4. 期間内でに、上司から求められていると思われる具体的な仕事を10個
  5. その中で優先順位を付けて5つ

を書くものです。

これを、上司と部下でやって互いに見せ合い、話し合って擦り合わせていくのです。

勿論、同僚とやったり、チームでやったりするのでもOK。

そうすると、互いに共通認識が生まれるという仕組み。

素晴らしいですね!

 

何が素晴らしいって、各々が書いたシートを叩き台にして話し合い、最終的に1枚のシートにまとめるという手順

実は私、シート自体は似たものを作ったことがあるのです。

最初に入った会社でよくやらされていました。

ですが、それは今一つの結果に終わりました。

どうしてか? と今考えると、

目標を書いて終わりではなく、それを元にコミュニケーションを取ることが大切

大目標から具体的な仕事に落としこんで実行する。

それは良いことですよね。

ですが、私一人で考えた目標は、あくまで「個人の目標」に過ぎません。

それが上司・ひいては会社から見て、本当に目標であるのか、最適な実行タスクであるのかは分からないままです。

実際、最初の会社で書いた私の個人目標に間違いがあったのだとしても(私は出来る社員ではなかったので、きっと最適ではないアプローチを沢山書いていた筈です)、修正されることも無かったのです。

シートを書いた、というだけでは、この段階と同じです。

大切なのは、書いたシートを元に、他の人達と擦り合わせをして、チームで共通理解に達することなのです。

そうして、最短の解決ルートに全員で向かっていくことが、業績改善・個々人の能力UPのためにも必要ですよね。

個々人が個々人の判断で、てんでばらばらに努力している状態と、方向性を合わせて努力している状態とでは、雲泥の差があります。

また、上司や同僚や相棒の意を汲んで働ける人は、当然「評価される出来る人」でしょう。

まとめ

  • 出来る人とは、上司に評価される人である。
  • そのためには、「目標」「役割」「順番」を上司と共有認識出来ていなければならない
  • 共有認識を作るためのツールとして素晴らしいのが、相棒化シートである。

ということだったのです。

共有認識を得た後は、この本においては、ミニノートを使ってタスクを実行していく訳です。

私はミニノートこそ使いませんが、相棒化シートは使っていきたいです。

 

その他にも、仕事術や考え方の基本が押さえてある文面です。

特に、チームワークや作業能率化に悩む人にお勧めです。

1日5分ミニノート仕事術:仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み

1日5分ミニノート仕事術:仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み